Verfahrensordnung TGS Teegen Gebäudedienstleistungen GmbH
1. Vorwort:
Verantwortungsvolles, nachhaltiges, ethisches und gesetzeskonformes Verhalten hat für die „TGS Teegen Gebäudedienstleistungen GmbH“ (im weiteren Verlauf mit „TGS“ benannt) in der eigenen Geschäftstätigkeit und in den Beziehungen zu ihren Geschäftspartnern, Kunden und anderen Betroffenen höchste Priorität.
Das Hinweisgeberverfahren soll sicherstellen, dass alle eingehenden Hinweise auf transparente Weise und nach geltendem Recht untersucht und aufgearbeitet werden.
Zur Vereinfachung dieser Verfahrensordnung werden Meldungen/Beschwerden i.S.d. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), sowie dem Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) einheitlich als „Hinweise“ definiert.
2. Wer kann Hinweise abgeben?
Das Hinweisgeberverfahren steht jeder Person offen, die auf Missstände hinweisen möchte, die ihr im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt geworden sind oder durch das wirtschaftliche Handeln der TGS bzw. eines direkten Zulieferers der TGS entstanden sind oder mit hinreichender Wahrscheinlichkeit entstehen können.
Hinweisgebende Personen können beispielsweise Beschäftigte, Auftragnehmer, direkte und indirekte Zulieferer, Kunden, Anwohner, andere Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen (NGOs) oder unbeteiligte Personen sein. Dabei ist es unerheblich, ob die Person selbst mittelbar oder unmittelbar betroffen ist oder stellvertretend agiert.
Das Hinweisgeberverfahren ist für Sie jederzeit nutzbar und immer kostenfrei.
3. Welche Themen umfasst das Hinweisgeberverfahren?
Die TGS hat ein Hinweisgeberverfahren eingerichtet, das es Einzelpersonen, Unternehmen und sonstigen Organisationen, wie z. B. Nichtregierungsorganisationen, ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verstöße hinzuweisen. Dazu gehören menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verstöße i.S.d. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), Verstöße gegen geltendes Recht i.S.d § 2 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie sonstiges Recht.
4. Wie können Hinweise abgegeben werden?
Sie können auf den folgenden unterschiedlichen Wegen einen Hinweis abgeben, welcher an einen unabhängigen, außenstehenden und nicht zur TGS gehörenden Rechtsanwalt übermittelt wird.:
1. Per E-Mail: hinweisgeberschutz@hvh-recht.de
2. Über das nachfolgende Kontaktformular
Menschenrechtliche und umweltbezogene Hinweise können auch direkt per E-Mail unter hinweis@tgs.de an den Menschenrechtsbeauftragten der TGS gesendet werden.
5. Können Hinweise auch anonym abgegeben werden?
Sie können Ihren Hinweis auch anonym abgeben. Bei einem anonymen Hinweis müssen Sie keine persönlichen Daten angeben. Wir weisen Sie hier darauf hin, dass auch bei einem nicht-anonym abgegebenen Hinweis Ihre persönlichen Daten vertraulich behandelt, also nicht an Dritte weitergegeben werden (siehe auch Kapitel 8.1).
Wichtig: Im Falle einer anonymen Meldung kann die TGS den Eingang Ihres Hinweises nicht bestätigen, Ihren Hinweis mit Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt nicht besprechen und Sie nicht über das Ergebnis des Verfahrens oder ergriffene Maßnahmen informieren. In diesem Fall ist es besonders wichtig, dass Sie so viele Informationen wie möglich bei der Abgabe Ihres Hinweises zur Verfügung stellen, damit Ihr Hinweis angemessen nachvollzogen und bearbeitet werden kann (siehe nachfolgend unter Kapitel 6).
6. Welche Informationen sollte ein Hinweis enthalten?
Damit wir Ihren Hinweis schnell und angemessen bearbeiten können, ist es wichtig, dass Ihr Hinweis alle wichtigen Informationen enthält und so genau wie möglich beschrieben wird. Dabei können folgende Angaben hilfreich sein:
- Was hat sich konkret ereignet?
- Wann bzw. in welchem Zeitraum hat sich der Vorfall ereignet bzw. dauert der Vorfall weiter an?
- Wo hat sich der Vorfall ereignet? (Z. B. in welchem Land oder bei welchem Zulieferer?)
- Welche Personen sind involviert?
- Wie viele Personen sind betroffen?
- Sind Sie auch selbst betroffen?
- Welche weiteren Personen haben von dem Vorgang etwas mitbekommen?
- Besteht unmittelbare Gefahr für Leib und Leben?
- Wurde der TGS das Problem/der Fall bereits zuvor gemeldet?
- Falls ja, wurden Maßnahmen eingeleitet, zur Minimierung oder Beseitigung des Risikos bzw. des Verstoßes?
7. Wer ist für die Bearbeitung der eingegangenen Hinweise zuständig?
Die TGS sorgt dafür, dass alle Personen, die mit der Durchführung dieses Verfahrens betraut sind, hierbei unparteiisch handeln, unabhängig sind, nicht an fachliche Weisungen gebunden, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und die Vertraulichkeit Ihrer Identität oder die Identität Dritter wahren müssen. Auch der Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung wird garantiert. Außerdem stellen wir sicher, dass diese Personen auch über das nötige fachliche Wissen verfügen.
8. Wie werden Hinweisgeber geschützt?
8.1. Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Identität und der Datenschutzvorgaben
Die TGS stellt sicher, dass die Vertraulichkeit Ihrer Identität und etwaiger anderer Personen, die in der Hinweismeldung genannt werden, geschützt werden und nicht befugte Mitarbeiter hierauf keinen Zugriff haben. Dies bedeutet, dass persönliche Informationen über Sie und etwaige andere Personen niemals an Dritte weitergegeben werden.
Um diesen Schutz weiter zu stärken, sind die Hinweisbeauftragten zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Alle eingegangenen Hinweise werden im Einklang mit den Datenschutzvorgaben behandelt.
Informationen über die Identität dürfen nur an die zuständigen Stellen weitergegeben werden, wenn dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung erforderlich ist oder wenn ein hinreichender Verdacht auf eine Straftat besteht.
8.2. Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung
Die TGS gewährleistet einen vertraulichen Umgang mit Ihrem Hinweis. Dies ist die Grundlage für einen angemessenen und wirksamen Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung. Sollten Sie aufgrund des eingereichten Hinweises eine Benachteiligung oder Bestrafung erfahren, setzen wir uns dafür ein, Sie im Rahmen unseres rechtlichen Einflusses zu schützen.
Bei nachweislich der grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Weitergabe von falschen und/oder irreführenden Informationen (z. B. wissentlich falsche Verdächtigung) behält sich die TGS eine Prüfung disziplinarischer und/oder zivil- oder strafrechtlicher Schritte, ebenso wie den Schadensersatzanspruch nach dem HinSchG vor.
9. Was passiert, nachdem ein Hinweis abgegeben wurde, und wie schnell werden Hinweise bearbeitet?
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte des Hinweisgeberverfahrens näher erläutert. Alle eingegangenen Hinweise werden im Rahmen dieses Verfahrens sorgfältig geprüft und bearbeitet. In der Regel erfolgt die Bearbeitung in den folgenden Schritten.
9.1. Bestätigung des Eingangs Ihres Hinweises
Sie erhalten nach der Einreichung des Hinweises eine Bestätigung des Eingangs. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie bei Abgabe des Hinweises Angaben zu einer Kontaktoption mit Ihnen gemacht haben.
Hiervon ausgenommen sind Kundenbeschwerden, die erkennbar keine Menschenrechts- oder Umwelt-Bezüge i.S.d. LkSG oder Compliance-Bezüge i.S.d § 2 HinSchG sowie sonstigen Recht aufweisen.
9.2. Prüfung menschenrechtlicher und umweltbezogener Hinweise
Sofern Sie bei Abgabe des Hinweises Angaben zu einer Kontaktoption mit Ihnen gemacht haben, werden wir Sie nach Eingang Ihres Hinweises kontaktieren. In diesem Kontext erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Hinweis und das zugrunde liegende Problem noch einmal genauer zu erklären. Außerdem werden Ihre Erwartungen an mögliche Präventions- und Abhilfemaßnahmen erfragt. Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, welche das Eintreten eines Risikos verhindern oder eine tatsächliche Verletzung vermindern oder beenden sollen.
Basierend auf diesem ersten Gespräch nimmt der Hinweisbeauftragte eine erste Einordnung des Hinweises vor.
Die weitere Prüfung eines nachvollziehbaren Hinweises erfolgt durch den Menschenrechtsbeauftragten.
Ergibt diese Analyse, dass eine unmittelbar bevorstehende Gefahr vorliegt, leitet der Menschenrechtsbeauftragte unmittelbare Abhilfemaßnahmen ein, um die Gefahr so schnell wie möglich zu verhindern oder zu vermindern.
In der weiteren Bearbeitung des Hinweises bespricht der Menschenrechtsbeauftragte, insofern es die jeweilige Situation zulässt, den Sachverhalt mit dem Beschuldigten und bindet je nach Fall relevante Ansprechpartner ein.
Nach Abschluss der ausführlichen Prüfung erstellt der Menschenrechtsbeauftragte eine schriftliche Bewertung, ob es sich bei Ihrem Hinweis um eine menschenrechtliche oder umweltbezogene Verletzung oder ein Risiko handelt. Sollte ein tatsächlicher Verstoß oder ein Risiko vorliegen, kontaktiert der Menschenrechtsbeauftragte den relevanten internen Fachbereich und/oder Zulieferer, um geeignete Präventions- oder Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. Bei der Definition dieser werden Ihre Erwartungen berücksichtigt und mit einbezogen.
Bei Unbegründetheit des Hinweises stellt die TGS das Verfahren ein. Ein Hinweis ist dann unbegründet, wenn kein Risiko oder Verstoß gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Pflichten festgestellt wurde oder der Hinweis in keinem Zusammenhang mit der TGS oder ihren Geschäftspartnern steht. In jedem Fall wird bei der Einstellung des Verfahrens eine begründete Mitteilung Ihnen gegenüber abgegeben, sofern Sie eine Kontaktoption ermöglicht haben.
10. Wann erhalte ich Informationen über das Ergebnis des Verfahrens?
Sowohl bei einem Hinweis nach dem HinSchG als auch bei einem Hinweis nach dem LkSG erhalten Sie nach Abschluss des Verfahrens Informationen über die bereits eingeleiteten Präventions- oder Abhilfemaßnahmen.
Sie werden auch informiert, sofern möglich, wenn das Verfahren eingestellt wurde, da sich Ihr Hinweis als unbegründet herausgestellt hat.
Eine Unterrichtung erfolgt nur, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt oder die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Hinweismeldung sind oder die in der Hinweismeldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Die TGS kann Sie nicht von dem Ergebnis des Verfahrens unterrichten, wenn die Kontaktaufnahme mit Ihnen aufgrund des von Ihnen gewählten Meldekanals nicht möglich ist.
11. Wie lange werden die Informationen aufbewahrt?
Gemäß geltenden Regelungen ist die TGS verpflichtet, eingehende Hinweise zu dokumentieren und die Dokumentation ab ihrer Erstellung aufzubewahren. Bei Hinweisen auf menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße beträgt die Aufbewahrungsfrist sieben Jahre. Die Aufbewahrung gespeicherter Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzregelungen.
12. Kann ein Hinweis auch bei externen Meldestellen abgegeben werden?
Für Sie besteht auch die Möglichkeit, eine externe Meldung bei den zuständigen Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen des Bundes, der Länder oder der Europäischen Union abzugeben. Insbesondere kommen dabei in Betracht:
· die zentrale externe Meldestelle des Bundesamts für Justiz (BfJ)
· das Hinweisgebersystem der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
· das Hinweisgebersystem des Bundeskartellamts (BKartA)
13. Überprüfung der Wirksamkeit des Hinweisgeberverfahrens gemäß § 8, Abs. 5 LkSG
Das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Verfahren wird jährlich sowie anlassbezogen auf seine Wirksamkeit überprüft. In diese Überprüfung werden aus dem Verfahren gewonnene Erkenntnisse miteinbezogen. Auch wird regelmäßig überprüft, ob der Zugang für die aus der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risikoanalyse priorisierten Personengruppen ausreichend gewährleistet ist.
14. Erreichbarkeit dieser Verfahrensordnung gemäß § 8 Abs. 4 LkSG
Die TGS setzt sich dafür ein, dass eigene Mitarbeiter und andere vom eigenen Handeln potenziell betroffene Gruppen über die Existenz des Hinweisgeberverfahrens ausreichend informiert sind.